24917【高橋武蔵野ふるさと歴史館担当課長】 東山委員より３点御質問をいただきました。
まず１点目が、令和元年から令和２年度の廃棄した数でございますが、これは実はすみません、総務課の所管でございますが、理由を聞いておりますので御説明をさせていただきます。令和元年度につきましては、ここに記載されていますとおり、総務課に引き継がれた文書のうちとございますので、総務課に引き継がれる文書というのが３年以上、３年、５年、10年、30年とございますが、そちらの数ということです。それ以降につきましては、いわゆるそれ以下、１年とか１年未満も含めた数といった統計ということを聞いておるところでございます。元年と２年ではそもそも対象とするものがちょっと違ったと。そうした変化した理由というものはちょっと伺ってはおらないのですが、恐らく、全体的にこれぐらいの量があるよということを示すために変えたのではないかと私は推察いたします。
２点目の、公文書につきましてどういった文書を廃棄しているかという御質問だと思います。こちらは、我々といたしましては、あくまで歴史公文書ですので、ふるさと歴史館に来た文書以外のものということでお答えさせていただきますと、逆に申し上げますと、令和５年度、ふるさと歴史館に移管された歴史公文書をちょっと例に挙げますと、例えば30年文書ですと、平成４年度の文書になります。このときは、第三期長期計画に係る策定委員会とか、市政施行45周年記念事業についての資料、文書ですとか、保存年限10年のものですと平成24年の文書でございます。こちらはまさに東日本大震災に関連の文書でございます。次の５年保存でございますが、こちらは平成29年度作成したものでございまして、市長とか市議補選関係、あとジャンボリー、保健センター運営関係の事業、次に３年でございますが、３年につきましては、作成が平成31年、令和元年でございますが、まさにコロナ関係の文書ということで、こういった文書がふるさと歴史館に歴史公文書として移管されているものでございます。逆に言いますと、これ以外のものは、保存年限が過ぎて廃棄という形になったのかなというところでございます。
３点目でございます。いわゆる電子化と保存の関係だと理解いたしました。確かに委員御指摘のとおり、電子化をされますと、委員も御存じのとおり、ふるさと歴史館は非常に収納スペースが狭うございます。スペース的には非常に助かるところでございますが、何点か、やはり課題がございまして、極端な例を申し上げますと、全ての文書をふるさと歴史館に移管するといたしますと、極端な例でございますが、いわゆる１万件ございますので、それが積もり積み重なりますと、いわゆる検索とか、そういうのに不自由を来すのではないかと。これは、公文書管理法で、行政が適正にかつ合理的に運営できるよう公文書を保管するという趣旨にちょっとそれてしまうのかなという課題が１点ございます。
もう１点でございますが、こちらは公文書の管理条例でございまして、こちらは、武蔵野市といたしましては、歴史資料として重要な公文書、その他文書に該当するものを引き続き保存し、また、廃棄しなければならないという条例がございます。こちらは、国と違いまして、地方自治体、我々のような基礎自治体は、かなり個人情報を含む文書がございます。そちらの文書、例えば委員御指摘いただきました意思決定の経緯とか、説明資料とはちょっとそぐわない、関係のないものも随分出てきますので、そういったものを果たして移管するかどうか、そういった課題も考えられます。
いずれにいたしましても、電子化が進むにつれまして、国の方針ですとか、あと例えば、当市の歴史公文書等管理委員会とか、あと、全国の歴史資料保存利用機関連絡会というものにも入っておりまして、そちらから情報の収集をしたり、そういったことで今後も研究検討を続けていきたいと考えております。
以上でございます。